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Verweise einordnen. Mit diesem Dialogfenster bearbeiten Sie einen Verweis. Das Fenster ist in mehrere Seiten unterteilt. Alle Verweise werden mit Hilfe dieses Fensters bearbeitet. Oben rechts ist der "?"-Knopf, der diese Hilfe-Seite aufgerufen hat. Der Knopf mit der Lupe unten links unter der Dokumentenansicht ruft das Dokument in einem eigenen Fenster auf.
Belegdatum: Mit dem Belegdatum ist das Datum genannt, welches in der Regel auf dem eingelesenen Verweis als Rechnungsdtaum etc. vermerkt ist. Dieses Belegdatum sollte beim ersten Einlesen festgelegt werden. Von diesem Belegdatum sind z.B. die Klassifikationsvorlagen abhängig, wenn dort ein Ordner nach Datum erzeugt werden soll. isidocs analysiert den Dokumententext (sofern das Dokument per OCR behandelt wurde oder wenn es elektronisch schon mit Text kommt) und filtert alle Daten im Format XX.XX:XXXX aus. Werden solche Daten erkannt, bietet isidocs hier ein Aufklappmenü an, "Daten aus Dokument".
Bezeichnung: Der Name, der diesem Verweis zugeordnet ist. Nicht zu verwechseln mit dem originalen Dokumentennamen. Der wird beim Einlesen übernommen und ist nicht änderbar, allerdings auch innerhalb des Verweises nicht sichtbar. Sie können den Verweisnamen ändern, jede Änderung daran wird im Protokoll festgehalten.
Klassifikationsvorlage anwenden: In diesem Menü stehen die angelegten Klassifikationsvorlagen. Das Menü hat zwei Teile: Im oberen Bereich sind die als Favoriten markierten Vorlagen aufgelistet (unterstrichener Text), darunter sind dann alle Vorlagen, gruppiert nach dem Bereich, aufgelistet. Bei Auswahl einer Vorlage werden alle dort gemachten Einstellungen auf den aktuellen Verweis übernommen. (Mit dem Pfeil daneben springen Sie zur Bearbeitung der ausgewählten Klassifikationsvorlage).
Dokumentenart: Hier setzen oder ändern Sie die Dokumentenart. Ist eine benötigte Dokumentenart nicht enthalten, können Sie über das Menü oben rechts eine neue Dokumentenart hinzufügen, die dann auch gleich übernommen wird.
Kontakt: Auswahl des Kontaktes. Tippen Sie die ersten Zeichen des Kontaktnamens, des Matchcodes oder der Zusatzzeile ein und drücken Sie die TAB-Taste. es öffnet sich dann ein Aufklappmenü, mit dem Sie per Pfeiltaste oder Mausklick einen Kontakt auswählen können. Über den Punkt "anlegen" können Sie einen neuen Kontakt anlegen, der dann übernommen wird. Einen neuen Kontakt können Sie auch über das Menü oben rechts hinzufügen (Mit dem Pfeil daneben springen Sie zur Bearbeitung des ausgewählten Kontaktes)
Regal: Wählen Sie hier das Regal, in dem Sie den Verweis einordnen wollen. Nach Auswahl des Regales wird das daneben liegende Aufklappmenü mit denin diesem Regal stehenden Ordnern gefüllt. Fehlt ein passendes Regal, können Sie über das Menü oben rechts eine neues Regal hinzufügen, das dann auch gleich übernommen wird.
Ordner: Hier wählen Sie einen Ordner aus dem links ausgewählten Regal aus. Fehlt ein passender Ordner, können Sie über das Menü oben rechts einen neuen Ordner hinzufügen, der dann auch gleich übernommen wird.
zuletzt benutzte Ordner (das Icon mit den drei Streifen neben dem Regal-Popup) Eine Möglichkeit, aus den zuletzt genutzten Ordnern zu wählen. Eine Auswahl hier setzt Reagl und Ordner. Beim Beenden des Programmes wird dieses Menü gelöscht.
Trennlinie & "mehr" Ein Klick auf "mehr" blendet die Eingaben für Bemerkung, Mappe und Sichtbarkeit ein.
Bemerkung: Eine zusätzliche Bemerkung, die bei Auflistungen von Verweisen mit dargestellt wird. Das kann z.B. bei einem Verweisnamen "Rechnung Zahnarzt" die zusätzliche Info: "Für Zahnspange Sebastian" sein.
Mappenzuordnung: Sie können den aktuellen Verweis in beliebig viele Mappen legen. Dieser Vorgang erzeugt keine Kopien, es wird immer auf den einen Verweis referenziert. Alle Anmerkungen, die innerhalb unterschiedlicher Mappen gemacht werden, sind alle bei diesem Verweis sichtbar.
Sichtbarkeit: Hier können Sie eine Gruppe hinzufügen. Nur Mitglieder in dieser Gruppe können diesen Verweis sehen.
Die "Zwei-Klick" - Strategie: Sie können im Prinzig jedes Dokument in isidocs mit zwei Klicks einordnen. Das erste und wichtigste ist das Belegdatum, d.h. das Datum, was auf dem eingelesenen Dokument steht. Dieses Belegdatum übernimmt isidocs auch aus dem Dateinamen, oder aus dem erkannten Text im Dokument. Setzen Sie das Belegdatum entweder mit direkter Eingabe im Feld oder einem Klick auf den kleinen Kalender daneben oder wählen Sie aus dem Popup-Menü mit den erkannten Daten. Wenn das Belegdatum korrekt gesetzt ist, reicht die Auswahl einer Klassifikationsvorlage, die dann alle anderen Merkmale setzt. Wählen Sie eine Klassifikationsvorlage aus dem Aufklappmenü, dann sehen Sie die Auswirkung direkt (und auch auf den weiteren Seiten). Alle Einstellungen können noch manuell ergänzt oder überschrieben werden. So ist es möglich, eine Vorlage zu haben, die nur ein Regal/Ordner automatisch zuordnet, und nach dessen Anwendung Sie dann noch z.B. Kontakt und Dokumentenart, Mappe und Etikett wählen. Sie können aber auch alle diese Auswahlen schon in der Klassifikationsvorlage einstellen.
Etiketten (auch Tags genannt): In der Liste sind alle diesem Verweis zugeordneten Etiketten aufgelistet. Nach Etiketten kann im Suchfenster über alle anderen Merkmale hinweg gesucht werde, z.B. "Zeige alle »noch erledigen«", aber auch "Zeige »noch erledigen« im Regal Buchhaltung, im Ordner 2020-02, für den Kunden Meyer"". Aus dem Aufklappmenü kann ein neues Etikett für diesen Verweis hinzugefügt werden. Fehlt ein Etikett, kann es über das "+"-Symbol rechts oben hinzugefügt werden. Es wird dann auch gleich übernommen.
Aufgaben: Für jeden Verweis können beliebig viele Aufgaben für beliebig viele Mitarbeiter angelegt werden, jeweils mit unterschiedlichen Daten und Hinweisen.
Mehrfache Ablage: In isidocs kann es für ein eingelesenes Dokument beliebig viele Verweise auf dieses Dokument geben. Normalerweise ist ein Verweis pro Dokument genutzt. Auf dieser Seite können zu einem Dokument weitere Verweise angelegt werden. Aus dem Aufklappmenü kann ein weiterer Ordner gewählt werden. Der aktuelle Verweis wird dann dupliziert und zusätzlich in den neuen Ordner gelegt. Wenn Sie alle Verweise zu einem Dokument im Auge behalten wollen, können Sie auf der Seite Diskussion/Info einen Haken bei »Verbundener Verweis« setzen. Bei Aufruf eines Verweises werden alle Notizen/Diskussionen aus allen verbundenen Verweisen angezeigt.
Finanzkonto: Damit kann diesem Verweis ein Konto individuell zugeordnet werden. Eine hier gemachte individuelle Einstellung "überstimmt" Einstellungen, die bei den Dokumententarten hinterlegt sind.Ein neues Finanzkonto kann während der Bearbeitung des Verweises mit dem "+"-Knopf angelegt werden."
Summe: Hier kann der Bruttobetrag einer Rechnung eingegebn werden. Aktuell (Stand 12.2020) wird dieser Eintrag noch nicht ausgewertet, er wird lediglich in der Übergabeliste beim Mappen/Ordnerexport mit ausgegeben.
Diskussionen/Verlauf: Hier werden alle Notizen, die zu diesem Verweis gemacht werden, festgehalten. Das Fenster paßt sich beim Darüberfahren mit der Maus so an, dass der gesamte Text angezeigt wird. Diese Feld ist aus Dokumentationsgründen nicht änderbar. Einen neuen Eintrag können Sie über das Sprechblasensymbol rechts oben hinzufügen. Neue Einträge werden automatisch mit Datum, Uhrzeit und Urheber versehen.
Verbundener Verweis: In isidocs können Verweise auf ein Dokument in verschiedenen Ordnern und Regalen abgelegt werden. Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, dann werden Verweise, die in verschiedenen Ordnern liegen, aber mit dem selben Dokument verbunden sind, anders behandelt. Der einzige Unterschied ist, dass dann in den Textfeldern, in denen die Notiz zum Verweis angezeigt wird, die Notizen aller verbundener Verweise angezeigt werden. Beispiel: Es gibt eine Eingangsrechnung, die in zwei Ordnern abgelegt wird: "Buchhaltung" und "Garantie"". Ändert man bei verbundenen Verweisen den Text in den Bemerkungen zum Verweis in "Garantie"", dann wird diese Textänderung auch im Verweis im Ordner "Buchhaltung" angezeigt.
Kundendaten: Es werden Daten eines zugeordneten Kontaktes angezeigt.
Erkannter Text anzeigen: Wenn ein eingelesenes Dokument OCR-erkannten Text enthält, liest isidocs ihn aus und stellt ihn hier da. Wenn hier kein Text eingetragen ist, enthält das PDF entweder keinen Text oder er wurde nicht korrekt ausgelesen. Mit dem Knopf oben rechts kann man den Text manuell auslesen lassen - wenn er im PDF enthalten ist.
Was sind gekoppelte Verweise? In isidocs gibt es verschiedene Arten, Verweise (Dokumente), die logisch zusammengehören, zu gruppieren. Die flexibelste Art funktioniert über die Mappen, und eine weitere Möglichkeit ist das Koppeln von Verweisen. Das ist gedacht für kleine Gruppen von Dokumenten, die logisch zusammengehören, wie z.B. ein Lieferschein zu einer Rechnung oder eine Mahnung zu einer Rechnung.
Liste der gekoppelten Verweise: Die Liste zeigt alle verbundenen Verweise an. Das sind immer mindestens zwei, einmal der grad zur Bearbeitung aufgerufene Verweis und alle zugeordneten. Aus der Liste heraus kann per Doppelklick keine Bearbeitung des Verweises stattfinden - es wird ja grad schon ein Verweis bearbeitet. Der Doppelklick öffnet die große Vorschau. Das Lupensymbol rechts arbeitet auf dieser Seite etwas anders als normal: Ist ein Verweis in der Liste der gekoppelten Verweise ausgewählt, dann wird dieses PDF angezeigt. Hier funktioniert auch die gedrückte Shift/Umschalt-Taste zur Anzeige des sekundären Viewers. Ist kein Verweis ausgewählt, wird der zur Bearbeitung geöffnete Verweis groß angezeigt. Mit der Shift/Umschalt-Taste kann also sowohl der geöffnete Verweis als auch einer aus der Liste nebeneinander angezeigt werden.
Verweise hinzufügen, die schon in isidocs sind: Das geht über den Knopf oben rechts neben der Liste, mit dem kleinen Kettensymbol. Bei Klick öffnet sich ein Fenster, aus dem Aufklappmenü können Sie dann Regal und Ordner auswählen. Die in diesem Ordner enthaltenen Verweise werden aufgelistet, und Sie können einen oder mehrere auswählen. Nach Klick auf den grünen Haken werden die gewählten Verweise zusammen mit dem zur Bearbeitung geöffneten Verweis in der Liste angezeigt. Mit dem kleinen "-" unten an der Liste ein die Kopplung zum ausgewähletn Verweis aufgelöst werden.
Verweise hinzufügen, die noch nicht in isidocs sind: Bekommen Sie eine Rechnung zu einem Lieferschein und der Lieferschein ist schon in isidocs, dann können Sie auch den Lieferschein in isidocs zur Bearbeitung öffnen und die Rechnung vom Schreibtisch oder aus einer Mail direkt auf die Liste der gekoppelten Verweise ziehen. Isidocs importiert den Verweis dann in den Eingangskorb und koppelt ihn mit dem zur Bearbeitung geöffneten Lieferschein.
Verweise entkoppeln: Mit dem kleinen Minussymbol rechts unter der Liste können Kopplungen aufgelöst werden. Das Entfernen einer Kopplung löscht NICHT die Verweise, die bleiben unangetastet. Wenn nach Entfernen einer Kopplung nur noch ein Verweis in der Liste bleibt, wird auch der entkoppelt.
Physikalische Dokumentenablage: Bestimmte Dokumente müssen trotz Digitalisierung im Original aufbewahrt werden. In den beiden Feldern können Sie einen Ort angeben, in dem Sie das Dokument nach dem Scannen ablegen wollen.